電子契約締結・契約書管理システム開発｜紙からクラウドへ、契約業務のDXを実現
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なぜいま電子契約・契約書管理が求められるのか
近年、各企業では新しいテクノロジー技術を導入し、業務の効率化やビジネスの構造を変革・構築するデジタル・トランスフォーメーション（DX）を取り入れる動きが進んでいます。
なかでも企業活動における契約業務は、急速に電子化へとシフトしています。
特にテレワークの普及や業務のペーパーレス化推進、さらにはコンプライアンス強化といった社会的・法的要請が高まる中、紙ベースの契約管理には限界が見え始めています。
従来の紙による契約業務では、契約書の作成、印刷、押印、郵送、受領確認、そして物理的な保管といった多くのプロセスを必要とし、業務負荷が高くなりがちです。また、締結に時間がかかることに加え、紛失や改ざんといったリスクも常に伴います。さらに、紙の契約書を手作業で管理している企業では、検索性の低さや更新履歴の不透明さなど、実務上の課題が多数存在しています。
こういった背景を受けて、契約業務をクラウドベースで一元的に管理できる「電子契約締結・契約書管理システム」の導入が、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を推進するうえで、不可欠な要素となっているのです。
電子契約システムに求められる主な機能
電子契約システムの導入にあたっては、まず「法的効力の確保」が最も重要な前提となります。これを実現するためには、以下のようなセキュリティ機能と運用機能が必要です。
電子署名・タイムスタンプ機能
契約の真正性と改ざん防止を担保するために、電子署名とタイムスタンプ機能（データが生成された時刻の証明）が必要です。
本人認証機能
メール認証やSMS認証によって、契約当事者の本人確認を厳格に行う仕組み。
自動保存・クラウド管理
契約締結後の文書を自動でクラウドに保管し、物理的な保管やファイルサーバー管理の手間を削減。
権限管理とバージョン管理
ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定でき、契約書の変更履歴も追跡可能に。
通知・リマインド機能
契約締結完了の通知や、未締結のフォローアップ、契約更新期限のアラートなど。
これらの機能が網羅されていれば、実務担当者の業務負荷軽減、業務の属人化防止、ヒューマンエラーの削減といった多方面のメリットが生まれます。
契約書管理システムが解決する業務課題
企業にとって契約書の適切な管理は、単なる業務効率化の範疇を超えた「リスクマネジメント」の中核といえます。しかし、現実には、契約書の原本やPDFデータが社内のあちこちに散在しており、以下のような問題が多くの企業で発生しています。
- 契約書の所在不明：「誰が保管しているかわからない」「保管場所が部署ごとに異なる」
- バージョンの混在：「どれが最新版かわからない」「更新履歴が追えない」
- 検索性の低さ：「紙やPDFファイルでは条件検索ができない」「期限管理が手作業で煩雑」
これらの課題を解決するのが、契約書管理システムです。クラウド上に契約書を一元管理することで、全文検索やフィルタリング機能による迅速な情報アクセスが可能になります。また、契約相手先や契約期間ごとに分類できる仕組みや、契約更新時のリマインダー通知機能など、業務の抜け漏れを防ぐ工夫が盛り込まれています。
加えて、社内での情報セキュリティを強化するうえで、ユーザーごとの閲覧・編集権限の設定や、システムログによる監査機能も有効です。これにより、内部統制や監査対応の面でも高い効果を発揮します。
システム開発時に考慮すべきポイント
電子契約・契約書管理システムを自社向けに構築する場合、最も重要なのは「業務実態に即した要件定義」です。
企業ごとに契約の種類や承認フロー、業務プロセスは異なるため、業務委託契約、秘密保持契約、売買契約など、それぞれに応じたテンプレート管理機能や柔軟な承認フローの設定が求められます。
また、他の業務システム（CRM、ERP、会計システムなど）と連携させることで、契約情報を営業・経理・法務といった部門間でも横断的に活用でき、業務全体のDX推進にも寄与します。
さらに、以下のような要素も、開発段階で検討すべき重要なポイントです。
- クラウド対応（SaaS／PaaS／IaaS）
- スマートフォン・タブレット対応（各端末の画面サイズに合わせてデザインするレスポンシブUI）
- UI/UXのユーザビリティ設計（ユーザーの使いやすさ、満足度）
- 情報セキュリティ対応（ISMSやPマークへの準拠）
- 電子帳簿保存法、個人情報保護法などの法令対応
- 将来的に契約数が増加した際にも柔軟に対応できるスケーラビリティ
代表的な電子契約APIツールと自社システム連携の可能性
自社で一から電子契約システムを開発するには時間とコストがかかるため、既存の電子契約サービスのAPIを活用するのが現実的かつ効果的な手段です。
APIとはアプリケーションプログラミングインターフェース（Application Programming Interface）の略称で、ソフトウェアやアプリケーション間の情報をやりとりする窓口を意味します。
APIは異なるシステム同士の相互連携を可能にするので、新ソフトウェアの開発や統合などを容易にします。
特に以下のようなツールは、多くの導入実績と信頼性を誇り、法的効力のある電子契約機能を簡便に導入可能です。
クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
REST APIによる柔軟な連携が可能で、契約送信から締結・保管まで一貫してクラウド上で処理。改ざん防止・タイムスタンプ機能も標準搭載。
GMOサイン（GMOグローバルサイン・ホールディングス）
電子署名と実印相当の署名を使い分け可能。APIを通じて、ERPやCRMなどのシステムとスムーズに連携できる。
DocuSign（ドキュサイン）
https://www.docusign.com/ja-jp
グローバル対応に優れ、国際取引に強みを持つ。多言語対応や豊富なAPIドキュメントにより、海外拠点との契約業務も効率化。
これらのAPIを活用することで、契約システムの開発工数を大幅に削減できるほか、導入初期から高いセキュリティ水準を確保することが可能となります。連携にあたっては、署名の種別、保存データ形式、認証フロー、アクセスログの管理といった設計項目を事前に洗い出しておくことがスムーズな実装につながります。
まとめ｜契約業務のDXは「締結」と「管理」の両輪で進めよう
電子契約の導入は、企業における契約業務をより迅速・安全・効率的にするための第一歩です。しかし、真に業務を変革するためには、「契約の締結」だけでなく、「契約書の管理・運用」までを視野に入れた包括的なシステム構築が必要です。
市販のSaaSツールで基本的な機能を導入する選択肢もありますが、業種・業界特有のワークフローや承認プロセス、書式管理などを踏まえると、自社向けにカスタマイズされたシステムの開発も有力な選択肢です。
株式会社イーポートでは業務改善・法務支援の観点から、お客様の運用に最適な契約業務システムの企画・設計・開発を一貫してご支援しています。
契約業務のDX推進に向けて現状の業務に課題を感じている企業様は、ぜひ一度ご相談ください。現状の課題を洗い出し、最適なソリューションをご提案いたします。
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