在庫管理システムとは？主な機能や導入で期待できるメリットを解説
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小売業やメーカー、流通業者など、多くの企業にとって適切な在庫の管理は、収益増加や取引先からの信頼を得るために不可欠です。
しかし、「在庫数が合わない」「アナログな管理で業務に時間がかかっている」など、在庫管理において課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
在庫を上手く調整できず過剰在庫を抱える状況が続くと、無駄な費用が発生するだけでなく、大きな機会損失にもつながってしまいます。
在庫管理システムを使えば、在庫データを一元で管理でき集計や管理のミスも減少するため、業務効率アップにも効果的です。
今回の記事では、在庫管理システムについて詳しく解説。在庫管理システムとは何か、在庫管理システムの具体的な機能や導入のメリットなどを紹介します。
在庫管理システムとは？
「在庫管理システム」とは、在庫の過不足をなくすために在庫情報や入出庫情報などを入力することで、正確な情報を把握・管理するシステムです。
在庫の出入り状況は、繁忙期や閑散期、決算期やセール時期など、季節や時間帯によっても異なるため、それらの流れを把握して分析・予測する必要があります。
常に最適なタイミングでサイクルを回していくには、精度の高い在庫管理システムを活用することが必要です。
企業の資産である在庫がいつ、どこに、何個あるのかを明確に把握でき、各時期や時間帯に適切なタイミングでの発注、製造の開始やストップの判断にも大きな役割を果たします。
在庫管理システムには決められた形式はなく、業種や取扱商品により必要に応じてカスタマイズされるのが一般的です。各社の在庫管理システムに共通する主要な機能は下記です。
入出庫の管理機能
商品の数が多く、仕入れ先がバラバラでも在庫の入出数を的確に管理できる機能です。商品がいつ、どこから、何個入り、何個出て行ったのかを把握できます。
検品機能
不具合のある商品は確実に取り除く必要があるため、在庫入出時、返品、棚卸の各業務での検品を自動化する機能です。不良品が見つかれば、予定の入庫数と在庫数に違いが出るため、その差をカウントして在庫数に反映させる必要があります。
在庫ステータス確認機能
在庫はさまざまな要因で常に増減するため、全ての在庫を一覧表示できるこの機能が役立ちます。ステータスが変化ごとに、リアルタイムで在庫一覧に反映させることができます。
データ抽出機能
必要なデータを抽出できる機能です。「明日出荷する商品」などの条件でデータを絞り、各商品の流れを目的別に把握できます。
返品管理機能
返品在庫を所定の場所に保管し、在庫管理システムと紐づけして中身と個数を把握できるようにする機能です。
棚卸機能
棚卸作業を効率化する機能です。製品や資材に取り付けたバーコードラベルを専用端末で読み込み、在庫データと実在庫数を照合することで棚卸を行えます。一斉棚卸はもちろん、さまざまな棚卸で活用可能です。
セット品管理機能
製品をセット単位で管理できる機能です。事前に製品の構成部品などを登録しておくことで、現在の在庫でどれくらいの製品を製造できるかが把握できます。
在庫データ分析機能
在庫管理システムは、総合的に経営指標を管理分析することにも活用できます。在庫データの動きを継続的に蓄積し、傾向を見つけることで業務効率化や生産計画の策定に役立てられる機能です。
マスター管理機能
各商品について、メーカー名や担当者名、連絡先、出荷データなど、さまざまなデータを基本情報として登録し管理できる機能です。商品に関するすべての情報が記載され、不明な点があればすぐに確認できます。
在庫管理システムを導入する４つのメリット
在庫管理システムを導入することで、さまざまなリスクを回避できるなど、多くのメリットが期待できます。
主なメリットとしては以下の4つが挙げられます。それぞれについて詳しく解説していきます。
人的ミスを回避できる
1つ目のメリットは、ヒューマンエラーの回避に有効な点です。
書類やExcelなどを使用して行うアナログな在庫管理では、入力作業に時間と労力がかかることや人的ミスが発生しやすいという課題があります。
実際の在庫と帳簿上の数に相違があった場合には、ミスの原因を調べるために確認のために余分な業務も発生してしまいます。
在庫管理システムでは、ハンディターミナルなどのデジタル端末で読み込んだデータをパソコン上で連携し管理します。書き間違い・入力間違いのような手作業によるミスを減少させることができ、作業精度の向上も期待できるでしょう。
在庫管理業務の効率化
2つ目のメリットは、在庫管理業務の効率をアップさせられることです。
在庫管理業務には、受発注や入出庫、棚卸などの多岐に渡る業務が発生します。それらの業務をシステムで⼀元管理することで、作業時間の短縮・工程の削減などが実現でき、大幅な業務効率化が可能になります。
在庫管理システムでは、商品に関するデータはすべてクラウド上で管理できます。直接現場に在庫数を確認しに行く必要もなく、商品の在庫や入出荷状況、商品の属性などの最新情報をトータルで確認でき、システム内で情報を共有できるため、各担当者への引継ぎもスムーズに行えます。
また、現場から離れていても、請求書や見積書などの伝票が作成可能になり、取引先のニーズに臨機応変に対応できます。
キャッシュフローの安定化
3つ目のメリットとして、キャッシュフローの安定化が挙げられます。
在庫は現金と同じく重要な会社の資産ですが、商品が売れなければ利益にならず、現金化することも不可能です。
余剰在庫を抱えてしまうと、資産に占める在庫の割合が高くなり、現金が相対的に少なくなります。自由に運用できる資金がなければ、会社の資金繰りを圧迫することになるでしょう。
また、在庫を抱えた状態が続くと、維持費が膨らむことや経年劣化、市場価値の低下などのリスクがあります。売れずに在庫を処分することになれば、利益の減少に加え廃棄コストがかかることになり、キャッシュフローは悪化していきます。
資金繰りを改善し会社の経営を安定させるには、在庫管理システムを活用し、適切な在庫水準を保つことで、キャッシュフローを安定させることが重要です。
過剰在庫と在庫不足のリスク防止
4つ目のメリットは、過剰在庫を抱えたり在庫が不足したりするリスクを防止できることです。
在庫管理システムを導入すれば、在庫データがリアルタイムで更新されるため、商品が入庫し、指定の棚に収納されるなどの変化があれば、すべてシステム上に記録されます。もちろん出庫したときも同様です。
随時在庫状況の変化を把握できるようになれば、過剰発注や発注もれが確実に減少します。適切な対応が可能になるため、過剰在庫や欠品リスクも軽減するでしょう。
【まとめ】在庫管理システムを導入しよう
- 「在庫管理システム」とは、在庫情報や入出庫情報などを入力することで、正確な情報を把握・管理するシステム
- 主な機能として、入出庫の管理機能 、検品機能、データ抽出機能、マスター管理機能 などがあり、業種や取り扱い商品によりカスタマイズされ活用されるのが一般的
- 在庫管理システムを導入することで、人的ミスの回避、在庫管理業務の効率化、キャッシュフローの安定化、過剰在庫と在庫不足のリスク防止などのさまざまなメリットが期待できる
この記事を書いた人
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