Pマークの審査で落ちる理由とその対策｜よくあるNGポイントと通過のコツを徹底解説
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プライバシーマーク（Pマーク）の審査では、指摘された事に対して適切に改善対応することで合格できます。結論から言うと、余程の事がない限り、不合格（再申請を求められる）になることはありません。
しかし、プライバシーマーク（Pマーク）取得を目指して準備を進めたものの、結局取得できなかったということも全くないわけではありません。
実は、プライバシーマーク（Pマーク）の審査は形式的なチェックだけでなく、実態運用がきちんとされているかが厳しく確認されます。
初めて取得する企業にとっては、独学で進めた結果「思わぬ不備」でつまずいてしまうこともあるのです。
この記事では、プライバシーマーク（Pマーク）審査で落ちてしまう代表的な理由と、その具体的な対策方法を詳しく解説します。
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プライバシーマーク（Pマーク）の審査には2つのステージがある
プライバシーマーク（Pマーク）の審査には、書類審査（文書審査）と実地審査（現地審査）の2段階があります。文書審査では、提出書類や規程、台帳類の整合性を確認され、実地審査では実際の運用状況や職場の管理体制がチェックされます。
どちらか一方でも不適合が見つかると、審査は通過できません。現地審査で指摘がゼロになることはほぼありませんが、文書審査の指摘はゼロにしたいものです。
プライバシーマーク（Pマーク）審査で落ちる主な理由とNG事例
プライバシーマーク（Pマーク）審査で落ちる原因はさまざまですが、特に多いのは以下の5つです。
① 文書の記載内容に不備がある
最新のJIS Q 15001に準拠していない古いフォーマットを使っていたり、規程間で内容が矛盾していたりするケースがあります。
② 規定と実態が一致していない
規定では「持ち出し禁止」と記載しているのに、現場ではUSBメモリが自由に使われているなど、実態との乖離があると評価されます。
③教育・訓練が未実施
個人情報保護教育の記録がない、対象者に漏れがある、内容が不十分といった理由で指摘を受けます。
④委託先の漏れ・評価の未実施
個人情報の委託先の特定漏れや評価の未実施など、委託先管理に関して漏れがあると指摘を受けます。
⑤個人情報・リスク分析の特定漏れ
個人情報の特定漏れ（個人情報管理台帳にへの登録漏れ）や個人情報保護に関するリスクの特定漏れがあると指摘を受けます。
現地審査で差し戻しになった場合の流れ
プライバシーマーク（Pマーク）審査では場合、多くの場合「不適合の指摘事項」を受け、「改善報告書を提出する」という流れになります。
文書審査でNGが出た場合は、指摘された不備を修正して現地審査時に再提出します。現地審査での不備は、是正措置を行った上で、改善報告書にまとめて提出します。ほとんどありませんが、必要に応じて再訪問審査が行われることもゼロではありません。
また、重大な不備がある場合は、申請が却下され、数ヶ月後に再申請となるケースもあります。
プライバシーマーク（Pマーク）審査に通るためのポイント
プライバシーマーク（Pマーク）審査に通るためには、書類と実態が一致し、かつ継続的な運用が行われていることが重要です。
主な確認ポイントとして、
- 規程がJIS Q 15001に準拠しており現場との整合性があること
- 全社員に対して教育が行われており記録が残っていること
- 内部監査が実施されて是正記録も含まれていること
- 各種台帳が最新かつ記録が網羅的であること
- リスク分析が客観的に評価され具体的な対策が取られていること
- 社内外に個人情報保護方針が掲示されていること
などが挙げられます。
初めてのPマーク取得なら専門会社のサポートを活用しよう
初回取得では、「何が正解かわからないまま書類を作る」ことが落ちる最大の原因です。
書類の作成が進まない、JIS規格の解釈が難しい、審査対応に不安がある、一発で合格したいといった悩みを抱える場合は、外部のPマーク支援サービスを活用することが効果的です。
専門家の支援を受けることで、雛形の提供や運用支援、審査対策まで一貫して対応してもらえ、失敗リスクを大きく減らせます。
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まとめ：プライバシーマーク（Pマーク）審査に落ちないために、準備と実行を両立しよう
プライバシーマーク（Pマーク）の審査で落ちる最大の原因は、「書類と実態のズレ」と「形式的な運用」です。
単に文書を整えるだけでなく、実際の業務運用に根差した取り組みが求められます。
つまり、本質的に「個人情報を適切に管理している企業」であるかどうかが問われています。
プライバシーマーク（Pマーク）合格のためには、計画的に準備を進めると同時に、現場運用と文書を一致させる努力が欠かせません。
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この記事を書いた人
- 代表/ITコーディネーター
- システム開発と製造業のDX推進、製造業の企業価値を高めるプラットフォーム/ファクトリーサーチの運営を中心に、東京と名古屋を拠点に活動しています。プロフィールはこちら
