テレワークによる業務効率化
公開日：
コロナ禍が終息に向かっている今、テレワークを持続するか、出社に切り替えるかを検討する企業も増えてきました。
企業にテレワークを導入すると業務の効率化につながりますが、企業担当者が知っておくべきこと、注意が必要なことが数多くあります。
ここで、あらためてテレワーク導入のメリット・デメリット、注意点ついて考えたいと思います。
1. テレワーク導入のメリット・デメリット
テレワーク導入の主なメリットは、業務効率の向上です。
リモートワークによって、従業員の生活は大きく変わります。通勤時間や、満員電車や交通渋滞から解放され、転勤もなくなります。また、経営者にとっては、オフィススペースや設備などのコストを削減できるほか、全国から人材を募集することができるというメリットがあります。
その一方、デメリットは潜在的なリスクが多いことが特徴です。社外での業務活動は環境によってはサイバー攻撃を受けやすなり、機密情報漏えいのリスクが高まります。また、社員間のコミュニケーションの変化も考慮する必要があります。社内での気軽な相談・報告が難しく、画面を通じた連絡が中心となる働き方であり、労働者調査では、
社内でのコミュニケーションが不足するということが挙げられています。
また、勤務時間とそれ以外の時間との区別がつけづらいというアンケート結果が出ています。
経営者としては、このデメリットとメリットを把握した上で社内環境を整備する必要があります。
https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000662173.pdf
東京都TOKYOはたらくネット
令和４年度多様な働き方に関する実態調査（テレワーク）報告書
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/hatarakikata/telework/r4tyousa.pdf
2. テレワークを推進するために必要な社内体制・準備
企業内でテレワークの導入を成功させるためには、必要な社内制度や準備が整っていることが重要です。テレワークを導入する前に、必要なITツールを導入と、社員にそのツールの使い方を知ってもらう必要があります。
最も重要なものは、コミュニケーションツールと、セキュリティ対策です。
コミュニケーションツールについては、コロナ禍でテレワークが広まりと同時に、たくさんのものがリリースされました。どのツールを導入するか迷ったときは、まずは国内産のツールを使うことをおすすめします。日本語のマニュアルが充実していること、導入企業が多いものは、使い方が分かりやすくトラブルになっても対応がしやすいものが多いです。
3. テレワークにおける情報漏えいリスクへの対処法
テレワークを行う上で、情報漏えいは現実的なリスクとなります。企業にとっては、個人データを安全に保管するための手順を整備することが重要です。これには、従業員が会社のネットワークに安全にアクセスできるようにすること、インターネット上で転送されるデータを適切に暗号化すること、従業員のオンラインでの活動を監視することなどが含まれます。また、従業員に対してデータセキュリティの重要性を教育し、情報漏えいのリスクを認識させることも重要です。
カフェなどの公共の場所から社内ツールへの接続を禁止すること、パスワード管理を厳重にすることなど、社内ルールの制定と教育が不可欠です。
4. メンタルヘルスを維持
リモートワークは、一部の従業員にとって孤立する可能性があります。問題をひとりで抱え込んでしまったり、とっさのトラブルに対応できずパニックになっているのに、他の従業員に気づかれなかったりすることが考えられます。
会社としては、社員がオフィスにいないときでも同僚とつながっていると感じられるようにすることが重要です。そのためには、定期的なオンラインミーティングや、チームの進捗状況をチームリーダーが常に把握できることがポイントです。また、従業員が心の健康を保つための福利厚生を提供することも重要です。
まとめ
テレワークを導入して業務効率化をするためには、まず、メリットとデメリットを把握することが重要です。
また、必要なITインフラが整っているか、セキュリティ対策ための環境が整備されているか、社員のメンタルヘルスを維持できるかなど、必要な社内体制や準備が整っているかどうかも重要です。
デメリットの対策さえしっかりしておけば、大きなメリットを得られます。ぜひ、参考にしていただければと思います。
この記事を書いた人
- ウェブデザイナー /ライター/ウェブ解析士
- ウェブサイト制作も営業もディレクションもライティングもマーケティングも、何でも絡んでみたくなるオタク気質な姐さん社員
