中小企業向けアプリ開発と業務管理システム導入の重要性について
公開日：2023年10月6日
近年、アプリケーションの開発に多くの企業が参入し、中小企業でも多種多様なジャンルのアプリケーション開発が活発に実施されています。
また、テクノロジー推進や、激しく変動する情勢の波を受け、業務システムの見直しや導入に取り組む企業も増えています。
この記事では、中小企業向けのアプリ開発の重要性や業務管理システム導入の必要性について、導入メリットや注意点も合わせて詳しく解説します。
中小企業向けアプリ開発の重要性
現在、アプリケーション（以下アプリ）の開発に力を注ぐ企業が増加しています。
中小企業ではアプリの開発はハードルが高いと感じることが多いかもしれませんが、アプリ活用は業務効率化や提供するサービス・商品の付加価値を高めるために非常に有力な手段です。
アプリ開発によって期待できる効果は、主に以下の2つです。
企業やマーケターが得られる利益の増加が期待できる
一つ目は利益増加です。開発したアプリがユーザーに届き、インストールされて購入につながれば、利益が企業やマーケターに発生します。
一度アプリをスマートフォンやタブレットにインストールすると、アイコンが常時表示されるため、ブランディングや継続的なPRとしても効果を発揮します。さらなる顧客層の増加や長期的な利益確保も見込めるなど、多くの利点があります。
アプリの効果を最大限に引き出すためには、利便性や機能性、クオリティを保つことも重要になるため、やみくもにアプリをリリースしたからといって利益拡大に直結するとは限りませんが、高い支持を集めることができれば知名度やイメージアップにつながります。
中小企業でも最低限の開発費用で効果的なアプリが開発できれば、大幅な利益の増加が期待できるでしょう。
ビジネスやサービスに対する業務効率化
二つ目に期待できる効果は、業務効率の改善です。
これまで手動入力していた作業や時間のかかる作業が効率化され、企業全体の運営にも好影響を与えられます。
開発にあたっては、企業内でアプリの使用方法や開発の目的を事前に周知しておくことで、スムーズな活用につながります。中小企業でも最適なアプリの開発ができれば、さらなる業務効率の向上を実現できるでしょう。
業務管理システム導入の必要性
アプリ開発と同じく、企業のよりよい成長のために非常に重要な役割を果たすものとして注目を集めているのが「業務管理システム」です。
業務管理システムを導入する必要性について解説していきます。
業務管理システムとは
まず「業務管理」とは、企業での業務をスムーズに行うために業務状況を把握・最適化することを指します。「業務管理システム」とは、こうした業務管理をデジタル上で操作・管理できるシステムです。
業務管理を行うことで社内の人材・物資・お金に関する情報を適切に管理し、「誰がどのような業務を行っているのか」「業務に問題はないか」を把握することができます。
多くの企業では、営業・人事・会計など各部署に分かれ業務が進められますが、お互いに情報共有が必要な場面も多くあります。
業務管理を行うことで各業務をリアルタイムで把握でき、スムーズな情報共有が可能になるため、業務の効率化や生産性の向上、ミスの削減にもつながります。
会社が成長するにつれて業務内容は複雑化していきます。企業がより成長していくためにも、社内の情報をしっかりと管理できる「業務管理システム」の導入の必要性は今後も高まっていくと考えられるでしょう。
業務管理の内容は、具体的に以下の7つが挙げられます。
・ 案件管理
営業などで発生した注文や取引先と進行中の商談の状況などを管理します。組織として迅速な対応ができ、売上の向上に直結します。
・タスク管理
個人が担当している各タスクの状況を把握・共有します。進行が遅れているタスクがあればサポートするなどの対応ができ、スムーズな業務進行ができます。
・ 時間管理
進行状況や所要時間などの情報をチェックし、適切に管理します。スケジュールの調整で無駄な作業時間を省くことができ、残業や休日出勤の削減にもつながります。
・顧客管理
取引先などの顧客情報を管理します。取引先に提供した情報を社内全体で把握でき、問い合わせへの対応もスムーズになります。
・経営管理
「組織運営」「戦略」「売上」「利益」「課題」などを適切に管理し、それぞれのデータを分析して経営判断に活用します。
・従業員の健康管理
従業員の心身の健康を管理します。企業は従業員に対し、健康診断を実施することが労働安全衛生法第66条で義務付けられています。従業員の離職を防ぎ、事業の拡大成長につなげるためにもメンタルケア・ヘルスケアが重要視されています。
・従業員の勤怠管理
従業員の出勤時間や勤務時間などを把握・管理します。昇給や評価の参考になり、残業代の未支給など労働基準法違反の罰則を受けるリスクも軽減できます。
業務管理システムのメリット
業務管理システムを活用することで、業務の効率化や情報を管理しやすくなるなど、さまざまなメリットがあります。
それぞれのメリットを詳しく紹介していきます。
メリット1：業務効率化
これまでのパートでも解説しましたが、最も大きなメリットは業務の効率化です。いかに情報を正確かつスピーディーに情報を共有できるかは、業務を進める中で非常に重要なポイントとなります。
業務管理システムを活用することで、システム上でまとめて情報管理が可能になります。部署に関わりなく業務の流れを把握でき、情報を探す手間が省けるため、スムーズに業務を進めることが可能になります。
多機能なシステムであれば、見積書の作成や受発注業務なども行えるため、業務負担の軽減にもつながります。手動入力していた作業をシステムで処理させることもでき、作業時間を大幅に短縮させることが可能になります。
業務の効率化が進み業務量を減らすことができると、長時間労働や残業の削減ができるため、人件費にかかるコストカットも期待できます。
メリット2：情報の一元管理化
顧客データや経営ノウハウなどは、企業が保有する財産とも言えるものであり、大きな価値があります。
しかし、そうしたデータも各部署や営業所でバラバラに管理されていると、確認作業に時間がかかってしまいます。
分散化されていたデータを業務管理システムで一元管理し、会社全体で共有できるようにすれば、社内の意思疎通や顧客対応をスムーズに進めることができます。
市場の動向、他社のデータ、取引先とのコミュニティなどまでトータルで管理することで、クレーム対応からマーケティングやプロモーションまで幅広く有効活用できるでしょう。
部署に関わらず状況をリアルタイムで把握できるため、トラブルが起きた際にも迅速な対応が可能です。
メリット3：現状分析が可能
業務管理システムで社内のさまざまなデータが集積ができることも大きなメリットです。
経営改善のためには、社員全員がどのような作業をしているか具体的に把握することが必要ですが、全ての社員の動きをチェックすることはかなり難しいでしょう。
業務管理システムを活用すれば、各社員の働き方を可視化することができ、業務内容の統制化が可能になります。社員の動きだけでなく、売上や利益、営業コストなど膨大なデータを元に現状分析が行えるため、今後の経営判断にも役立てることができます。
アプリ開発と業務管理システムの導入の注意点
アプリの開発や業務管理システムを導入する際には、多くのコストがかかります。
だからこそ、期待する効果を存分に発揮できるような自社に最も適したシステムを選択することが重要になります。
アプリ開発と業務管理システムの導入時に気をつけるべき点を解説します。
導入の目的とニーズを明確にしておく
まず大切なのは、アプリやシステムの導入目的を明確にすることです。多くの場合、システムを導入するための目的は「自社に起きている問題や課題の解決」です。
どのようなアプリを使用し、どのような業務を効率化することで何を成し遂げたいのか、特に実際にアプリを使用する現場の意見を重点的にヒアリングしておきましょう。
導入後、社内の誰がどのように使うかもはっきりさせる必要があります。自社に導入した後、どのように運用していくかもポイントになるからです。
時間をかけて話し合いを重ね、現段階の課題を洗い出してニーズを明確にし、ユーザーが使いやすいと感じる機能や操作性になるよう、イメージを固めていきましょう。
メンテナンス費用を考慮する
どのようなシステムも、導入するだけでは課題解決につながりません。業務の中で活用し続けていくことで、大きな効果を発揮することができます。そのためには、「メンテナンス費用を考慮すること」も重要なポイントになります。
業務システムには、メンテナンスが欠かせません。情報が変更になった際には、それに合わせて修正や改善が不可欠ですし、運用中に改善点が見えてきたときも、対応が必要になります。
長く使い続けることを考慮し、メンテナンス費用についても予算内に入れ検討しましょう。
まとめ
- 中小企業向けのアプリ開発は、業務効率化や付加価値を高めるために、非常に有力な手段
- 業務管理システムの導入も、企業のよりよい成長のために重要な役割を果たす
- アプリ開発と業務管理システムには多くのコストがかかるため、目的とニーズをはっきりさせ、最適なものを選択することが重要
この記事を書いた人
- システム開発、アプリ開発に関する情報をお届けします。
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