「生産性向上」と「業務効率化」って何が違うの？
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近年、労働者の減少や競争の激化、働き方改革が進む背景から、多くの企業で「生産性向上」や「業務効率化」に向けた取り組みが進められています。
この2つの用語はセットで用いられることも多くありますが、似た言葉でありながら厳密な意味や定義は異なります。
今回の記事では、それぞれの意味と違いを解説し、生産性向上や業務効率化につながる具体的な取り組みも紹介します。
「生産性向上」と「業務効率化」
「生産性向上」と「業務効率化」は、お互いに連動していて同時に使用されることが多い用語ですが、意味は異なります。
それぞれの意味や定義を解説していきます。
「生産性向上」とは？
「生産性向上」とは、企業が持つ資源を有効活用し、少ない投資で最大限の結果が生み出せるよう業務を改善することを意味し、各企業におけるアウトプットの総量増加や、価値をより高めるためのさまざまな施策を指す用語です。
投資した資源が少ないほど、そして生み出された成果が多いほど、生産性が高いといえます。
そうした効果を引き上げようとするすべての試みが生産性向上施策の一環である、とも言えるでしょう。
社員1人あたりのアウトプットの質と量を増加させる「労働生産性」の向上、土地・設備機器などが事業に貢献した成果である「資本生産性」の向上、ブランディングや知財といった無形資産の貢献度も含めた「全要素生産性」の向上など、多岐に渡ります。
「業務効率化」とは？
「業務効率化」とは、業務のプロセスを見直すことで、無駄なタスクを削減し、業務を合理化することを意味します。
過密スケジュールで特定の組織や社員に対し、過剰な負担がかかっていないか、時期によって仕事の量が大きく異なり予算・スケジュール・人材などの余剰が生じていないかなど、業務の「ムリ」・「ムダ」・「ムラ」を減らし、プロセス改善やオートメーション化などのアプローチで業務全体がスムーズに進められるようにします。
業務が効率化すれば生産性が向上するパターンも多くあります。
「生産性向上」と「業務効率化」の違い
「業務効率化」が作業時間や人材など投入資源の最小化を目指すのに対し、「生産性向上」は生産量など成果の最大化を目指す、という違いがあるため、混合しないよう注意が必要です。
また、「生産性向上」と「業務効率化」の2つの取り組みは、生産性向上を実現するために、業務効率化を推進するという関係性になり、業務効率化は生産性向上の施策の1つとも考えられます。
「生産性向上」につながる施策
これまでに解説してきたように、一般的に業務効率化を追求すると生産性向上につながることが多いと考えられています。
しかし、本当の意味での生産性向上を達成するためには、根本から業務プロセスを見直し、企業の利益を追求できる土台を整えることが重要です。
生産性向上につながる効果的な取り組みを3つ紹介します。
業務の見直し
生産性向上を目指すために、最も重要な施策が業務の見直しです。業務プロセスに無駄やムラが発生していないかなど、徹底的に課題を洗い出すことが必要になります。
具体的な方法としては、従業員の声を直接聞く、従業員の作業スピードや生産量を可視化するなどが挙げられます。
課題の発見後は、改善に向けて取り組みを進め、生産性の向上を目指します。
従業員のエンゲージメント向上
2つ目の施策は、従業員のエンゲージメントを向上させることです。「エンゲージメント」とは、企業に対する愛着や信頼感、理念に対する共感を指します。
従業員のエンゲージメントが高まると、やりがいや熱意が生まれ、課題解決に積極的に取り組むようになり、生産性向上に大きく関わるパフォーマンス力につながります。
具体的な方法として、社内コミュニケーションを促進する、公正で客観的な人事評価を行う、リモートワーク推進や労働環境を整備し社員のストレスを削減する、などが挙げられます。
充実したワークライフバランスを実現できれば、業務へのモチベーションもアップします。
1人あたりの生産性が向上すれば、組織全体が活性化し、生産性の向上が実現できるでしょう。
ノンコア業務のアウトソーシング
事務処理や大量に発生する単純作業など、企業の利益に直結しない業務は、アウトソーシング（外注化）することも、生産性向上のために有効な施策です。
例えば、給与計算や請求書の発行などの業務は外注化すると、社員が雑務に追われる時間が減りコア業務に集中できるため、生産性がアップする場合が多くあります。
社内で担当すべき業務と外注可能な業務を適切に仕分けし、必要に応じてアウトソーシングを検討しましょう。
「業務効率化」に向けた施策
一方、業務効率化を実現するには、どのような取り組みが有効なのでしょうか。
続いて、業務効率の改善に有効な施策の具体例3つを紹介します。
適切な人材の配置
人によってスキルや知識が異なるため、業務に対する向き不向きもあります。作業の割り振りを考える際には、社員の適性を考慮し、適切な人材を配置することが重要です。
1人に多くのタスクが集中しすぎていたり、適性やスキルに見合わない人材配置になっていたりすると、ミスが多発して作業効率が悪化し、深刻な場合は納期に遅れてしまうリスクも考えられます。
能力に応じてふさわしい業務を担当させる”適材適所”が、業務効率化を目指す上では不可欠といえるでしょう。
システムを導入する
業務が効率的に進む環境をつくるために、システムやITツールを導入することも効果的です。
例えば、社内情報の共有やスケジュール管理にはグループウェア、事務系作業の自動化にはRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、営業業務のサポート・プロセス管理には営業支援システムと、用途や課題に応じてさまざまなツールがあります。
また、簡単でも数をこなすには時間がかかるというルーティン業務は、ITツールで自動化すれば、クリックするだけですばやく作業を完了することができます。
ITツールに蓄積された顧客情報や商品の在庫情報などのデータベースも活用することで、業務効率化をさらに進めることができるでしょう。
自社に合うシステムを見極め導入することが、業務効率化の大きなカギになるといえます。
業務の統一化・マニュアル化
社内で共有する書類の形式やフォーマットが異なると、作成や確認作業に費やす時間が長くなる傾向にあります。
使用頻度が高い書類のフォーマットを統一することで、作成・確認の一連の作業に関する無駄が削減でき、大幅に作業効率がアップできます。
また、作業の進め方をマニュアル化し、誰が担当しても同じクオリティを保持できる仕組みを作ることも大切です。
随時マニュアルを確認することで、ミスを未然に防ぎ、修正に費やす時間を削減できるメリットもあります。
まとめ
- 「生産性向上」と「業務効率化」は、同時に使用されることも多いが意味は異なる
- 「生産性向上」は、資源を有効活用し、少ない投資で最大限の結果が生み出せるよう業務改善すること
- 「業務効率化」は、業務のプロセスを見直し、無駄を削減することで業務を合理化すること
- 生産性向上には業務の見直しや従業員のエンゲージメント向上、業務効率化には適切な人材配置、システムの導入などが効果的
この記事を書いた人
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